Tietosuojaseloste, tapahtumat ja koulutukset

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

Rekisterin ylläpitäjä:
Arkance Systems Finland Oy
Klovinpellontie 1-3, 02180 Espoo
Y-tunnus: 2910826-9
Vaihde (09) 2313 2150

Rekisterin yhteyshenkilö
Rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin vastataan viikon kuluessa.

Yhteyshenkilö:
Talous- ja hallintopäällikkö Pirjo Kautto
Klovinpellontie 1-3 02180 Espoo
puh. (09) 2313 2150

Rekisterin nimi
Arkance Systems Finland Oy:n koulutus- ja tapahtumarekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on ylläpitää Arkance Systems Finland Oy:n järjestämiin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja. Rekisteriä käytetään tapahtumien hallinnointiin, viestintään ja laskutukseen liittyvissä asioissa.

Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot asiakkaista:

• Organisaation tiedot, kuten y-tunnus, yritys/yhteisön nimitiedot, jakeluosoite, postinumero, postitoimipaikka, taustatiedot (mm. toimiala, henkilökunta- ja liikevaihtoluokka)
• Asiakkaan/kontaktin tiedot, kuten etu- ja sukunimi, titteli, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumispäivä, perumispäivä, tapahtuman aihe ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
• Ruokavalio/-allergia
• Mahdolliset lisätiedot (osallistumiseen tai ilmoittautumiseen liittyvät lisätiedot)
• Lupatiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
• Muita asiakkuuden hallintaan liittyviä luokittelu- ja markkinointitietoja

Rekisterin tietolähteet
Henkilötiedot kerätään joko henkilöltä itseltään tai joltain muulta henkilöltä samasta organisaatiosta (oppilaitoksesta/yritykseltä). Rekisterin henkilötietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin.

Henkilötietojen luovutukset
Tapahtumaan ilmoittautuneiden nimet ja yhteystiedot julkaistaan osallistujien suostumuksella. Lista tapahtumiin ilmoittautuneista on nähtävissä tapahtumasivulla ja/tai tapahtumassa jaettavassa osallistujalistassa. Ruokailun tai majoituksen järjestäjälle ilmoitetaan erikoisruokavaliot, henkilömäärät sekä tapahtuman järjestämiseen tarvittavat henkilötiedot kuten majoittujien nimilistat. Muiden yritysten kanssa yhteistyössä järjestettävien tapahtumien osallistujatiedot jaetaan tarvittavilta osin järjestäville organisaatioille.

Rekisterin suojaus
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin suojattuja. Talletettuihin tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet. Asiakasrekisteriin ja henkilötietoja koskeviin tiedostoihin pääsevät vain sellaiset henkilöt, joilla työtehtäviensä vuoksi on käyttöoikeus tietokantoihin.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§ mukaan oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Korjausoikeus
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Korjausvaatimus on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla kirjeitse, sähköpostilla tai henkilökohtaisesti.

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Kieltopyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla kirjeitse, sähköpostilla tai henkilökohtaisesti.

Tarkastuspyyntö, korjausvaatimus tai kieltopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Arkance Systems Finland Oy / Rekisteriselosteet
Klovinpellontie 1-3
02180 Espoo

Tai sähköisesti osoitteeseen
rekisteriseloste@arkance-systems.com